Nem használt, de a háttérben folyamatosan működő fantomszoftverek és online szolgáltatások okoznak jelentős pénzügyi veszteséget és biztonsági kockázatokat a cégeknek, és észre sem veszik. A veszteség több százezer forint is lehet vállalkozások esetén, országos szinten pedig akár milliárdos nagyságrendű, pedig némi odafigyeléssel roppant egyszerűen elkerülhető lenne a probléma.

A felhőalapú szolgáltatások elterjedésével egyre több vállalkozás használ előfizetéses informatikai szolgáltatásokat és programokat. Tipikusan ilyen a tárhelyszolgáltatás, a nevek regisztrációja, és megannyi szoftver, amelyeket a vállalkozások általában használnak, a számlázóprogramtól az online hírlevelek küldésén át az irodai programcsomagig.

A felhőalapú szolgáltatások számos előnye közül kétségtelenül a legvonzóbb a relatív alacsony előfizetési díj. Viszont, ahogy nő a vállalkozás, úgy nő a és az informatikai szolgáltatások száma is. A cégek idővel hajlamosak elfelejteni, hogy egy programot vagy szolgáltatást ki és miért rendelt. Így pedig az alacsony előfizetési díj már nem is alacsony. Főleg, ha kiderül, hogy jelentős részét kidobjuk az ablakon – magyarázza Fekete Attila, az fws online Kft. ügyvezetője.

Talán a legrosszabb a helyzet a webtárhelyekkel és a domain nevekkel. Az a tapasztalat, hogy minden webfejlesztő az általa ismert vagy éppen a saját maga által üzemeltetett tárhelyszolgáltatóval szeret dolgozni, ezért ahány webes dolgozik vagy dolgozott valaha egy cégnek, az sok esetben annyi tárhely-előfizetést jelent. Mivel a kis- és közepes vállalkozásoknál nincs a feladatnak dedikált felelőse, a végén már senki nem látja át, hogy mire van szükség és mire nincs.

Ez egy visszatérő probléma a vállalkozásoknál. Nem ritka, hogy négy-öt tárhelyet, két-három e-mail-szolgáltatást is fizet a vállalkozás éveken keresztül, miközben egy is elég lenne. Olyan ez, mintha egyszerre több biztosítónál is fizetnénk kötelező biztosítást és cascót, valamint több önkormányzatnál súlyadót ugyanarra az autóra – szemlélteti a problémát egy példával a szakértő.

Ezt a helyzetet használják ki a trükkös csalók is, akik kéretlen szolgáltatások megrendelésére vesznek rá cégeket megtévesztéssel, például úgy, hogy a tárhely-előfizetéshez hasonló számlát küldenek ki, amit a gyanútlan vállalkozó befizet, miközben nem kap érte semmit.

Csak a trükkös szerződések által okozott kár százmilliós léptékű évente Magyarországon. A fantomprogramokkal együtt milliárdos nagyságrendű lehet a kár éves szinten.

Már egy néhány fős, nem különösebben szoftverigényes vállalkozásnál is tetemes összegre rúghat a felesleges előfizetések összege. Ezek a fantomszoftverek az anyagi veszteségen túl jelentős biztonsági kockázatot jelenthetnek. Régi, könnyen kitalálható jelszavakat használnak, ha egyáltalán emlékszik még valaki a jelszóra, így akár könnyen feltörhetők. Veszélybe kerülhet a vállalkozás teljes levelezése, visszaéléseket követhetnek el a cég nevében – hívja fel a veszélyekre a figyelmet Fekete Attila.

A szakértő szerint a megoldás roppant egyszerű: szoftvernyilvántartást kell készíteni, és folyamatosan vezetni a vállalkozásnál használt programokról és szolgáltatásokról a legfontosabb adatokkal. Erre egy egyszerű táblázat a legkézenfekvőbb megoldás. Megéri informatikust, a témában járatos szakértőt bevonni, mert a feltárás alkalmával ennek költsége gyorsan megtérülhet. A nyilvántartásba nem kell sok adat, csak amennyi ahhoz kell, hogy átlássuk a legfontosabb információkat, hogy mit, mire használunk, mennyibe kerül, ki a szolgáltató és hol érjük el – tanácsolja a szakértő.

Meg fognak lepődni, hogy hány program, előfizetés és szolgáltatás fut egy vállalkozásnál. A szoftvernyilvántartás segítségével könnyedén ellenőrizni lehet, hogy mi az, amire szükségünk van, és mi az, amire nincs. Ezután bármilyen díjbekérő érkezik, akkor ellenőrizni tudjuk, hogy valós szolgáltatás vagy trükkös csaló van-e a háttérben.

A szoftvernyilvántartás egyébként sokaknak ismerős lehet, ugyanis régebben létezett a szoftverrendőrségnek (Business Software Alliance, BSA) egy ajánlása, azonban a dolgok kézben tartásához egy vállalkozásnak ennél lényegesen egyszerűbb megoldás is elég lehet.