A Canon ismertette a dokumentumkezelési megoldások bevezetésének megtérüléséről szóló felmérésének eredményeit. Az AIIM által közelmúltban készített, Európára, Közép- és Dél- Amerikára, Közel-Keletre, Afrikára, Ázsiára és Ausztráliára kiterjedő kutatása során közel 500 főt kérdeztek meg az üzleti dokumentumkezeléssel, illetve vállalati tartalomkezeléssel kapcsolatban. A Canon legújabb felmérése rávilágít a vállalatok dokumentumkezelési hiányosságaira ezen keresztül az optimális dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével járó előnyökre.
 
A felmérésből kiderült, hogy a válaszadók 48 százaléka szerint a szervezeten belül létrehozott üzleti információk több mint felét rendszertelenül kezelik. Így nem meglepő, hogy a kutatásban részt vevők 63 százaléka nem bízik abban, hogy a fontos e-maileket megfelelő módon – azaz visszakereshetően – rögzítik. A megkérdezettek 71 százaléka fontos elektronikus leveleit helyi levelezőrendszerének mappáiban tárolja, míg 35 százalékuk kinyomtatja és lefüzi azokat. A válaszadók több mint fele – 53 százaléka – egyetért azzal, hogy a limitált méretü elektronikus postafiókok problémát okoznak a mindennapi üzleti müködés során. A vállalatok dokumentum-archiválási hiányosságaira hívja fel a figyelmet, hogy a felmérés szerint a papíralapú dokumentumok, fájlok, e-mailek, weblapok közötti, illetve intranetes keresések naponta több mint 51 percet vesznek igénybe.
 
Az irodai alapterület átlagosan több mint 15 százalékát irattároló szekrények foglalják el. A felmérés eredményei azt mutatják, hogy egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése 35 százalékkal képes csökkenteni a papír-alapú dokumentumok által elfoglalt helyet.
 
A pénzügyi osztályok esetében a számlázás automatizálása megfelezi a kifizetések jóváhagyásához és feldolgozásához szükséges időt. Egy, a vállalat egyedi igényeire szabott dokumentumkezelő rendszerrel akár 66 százalékkal csökkenthető az elveszett számlák mennyisége, továbbá a követéskezelés oldalán is 50 százalékkal kevesebb késedelmes fizetéssel lehet számolni. Mégis az adatközlők több mint fele, azaz 55 százaléka ismerte el, hogy vállalata nem használ számlákat feldolgozó automata számlakezelő rendszert.
 
A HR csoportok esetében akár 25 százalékkal is csökkenthetők a rendszeres másolási és irattárolási tevékenységek. A megkérdezettek 82 százaléka nyilatkozott úgy, hogy az alkalmazottak adatait tartalmazó dokumentumokat a HR osztály irattároló szekrényekben tartja. Ebből adódóan a felmérésben részt vevők 79 százaléka válaszolta, hogy a HR részlegeken fizikailag mozgatnak bizalmas információkat tartalmazó dokumentumokat.
 
A szállításokhoz kapcsolódó adminisztráció elektronikus feldolgozása a dokumentumok kereséséhez és rendszerezéséhez szükséges időt 46 százalékkal csökkenti. Ezzel együtt az elkeveredett számlák mennyisége is a felére redukálható.
 
A megkérdezettek 61 százaléka nincs tisztában azzal, hogy vállalat mennyit költ egy beérkező számla feldolgozására. A tanulmány szerint egy professzionális dokumentumkezelő rendszerrel a vállalatok nemcsak az egyes részlegek müködését fejleszthetik, hanem 25 százalékkal növelhetik az ügyfelekkel, beszállítókkal folytatott ügyintézés során használt dokumentumok elérhetőségét.
 
„A vállalatoknál a teljes szervezetre kiterjedő informatikai projektek megvalósítása – mint amilyen egy professzionális dokumentumkezelő rendszer bevezetése – sokszor nehézkes. A bevezetés várható költségei miatt az informatikai döntéshozóknak figyelembe kell venni az üzleti problémákat, és ki kell számolniuk a beruházás megtérülését. A megbízásunkból készített AIIM kutatással szeretnénk felhívni a figyelmet arra, hogy milyen előnyökkel jár egy átfogó dokumentumkezelő rendszer bevezetése a szervezet egészére nézve” – mondta Zétényi Árpád, a Canon Hungária Kft. dokumentumkezelés üzletfejlesztési menedzsere.